Blog do Marcelão

Blog para debate sobre excelência na gestão.

Congresso de gestão de Projetos do PMI-RJ – Resumo Parte III

Posted by marcelao em julho 5, 2008


Pessoal,

             dando prosseguimento a série de posts sobre o congresso do PMI-RJ realizado nos dias 26.06 e 27.06, vamos apresentar um resumo das palestras de que participei.

             A palestra que assisti foi sobre a experiência da CTIS na montagem de escritório de projetos. A palestrante apresentou um triângulo com os aspectos que devem ser levadas em consideração na implantação de escritório de projetos que são :

             – Aspectos organizacionais – > Significa conhecer os processos e procedimentos utilizados pela empresa e quais as diretrizes a serem seguidas;

             – Pessoas e capacitação – > Sem pessoas capacitadas fica muito dificil conduzir um processo de mudança organizacional que mexe na cultura da empresa;

             – Processos e Ferramentas – > Definir processos para a gestão de projetos e ferramentas que suportem esse processo.

              Qualquer implantação de em escritório de projetos ou da cultura de gestão de projetos deve ser tratado como um projeto e, como tal, é preciso estabelecer as prioridades de acordo com a situação que a empresa está vivendo e, a partir daí, escolher quais disciplinas da gestão de projetos serão implementadas inicialmente.

               Essa mudança de processos e procedimentos tem que ser integrada aos demais processos da organização e deve prever flexibilidade de acordo com o nível de complexidade do projeto, exigindo menos documentação para projetos mais simples e um maior nível de documentação para projetos mais complexos.

              Na área de capacitação, deve-se primeiro identificar quais as competências necessárias a serem desenvolvidas e qual o GAP existente atualmente nos lideres dos projetos. Identificado o GAP, estabelece-se um programa de treinamento com diversos níveis de curso (básico, intermediário e avançado).

              No caso da CTIS, para que fosse possível esse processo de mudança organizacional, foram fatores criticos de sucesso um bom plano de comunicação que envolveu eventos e workshops e um bom patrocínio da alta administração da empresa. Sem esses fatores criticos de sucesso, fica muito dificil implementar qualquer tipo de mudança cultural na empresa.

              Outros aspectos abordados na palestra da CTIS :

              – Monitoramento do Portfólio :

                         – Existência de políticas que definem os limites e diminuem a subjetividade dos julgamentos como sinalização de projetos;

                         – Revisão da qualidade dos projetos realizada de acordo com o porte e de forma aleatória, realizadas através de entrevistas presenciais e com periodicidade definidas. Ao final, são propostas ações preventivas e corretivas;

              – Comunidades de Práticas :

                          – Compartilhar idéias;

                          – Incentivar o fluxo contínuo de informações entre as pessoas;

                          – Melhorar a integração entre os participantes;

              – Perfil dos lideres de projetos :

                           – Multidisciplinares;

                           – Polivalentes;

                           – Flexíveis;

              A palestra que assisti logo depois foi sobre o método do corrente critica. O método do corrente critica foi desenvolvido pelo Sr. Eliyahu M. Goldratt famoso devido aos livros que lançou como “A meta” e “Corrente Critica” que tratam da teoria de restrições.
              A teoria das restrições trata-se de identificar quais os gargalos existentes na empresa e de como torna-lo mais produtivo. Durante a palestra, o apresentado mostrou um video com um case do setor de aviação americana utilizando o método e como eles conseguiram melhorar a sua performance e resultados.
             O apresentador mostrou alguns dados em que 82% das empresas fazem o planejamento estratégico, mas apenas 14% transformam essa estratégia em trabalho efetivo. Muito desse GAP vem da dificuldade que as empresas tem em administrar as incertezas, mas, segundo ele, as incertezas não podem ser determinadas, apenas estimadas.
            Depois de apresentados esses dados e o video, o apresentado começou a discorrer sobre o método do corrente critica começando por apresentar a lei de Parkinson : “Todo o trabalho tende a ocupar todo o tempo disponível”. Isso significa que se você tiver que apresentar um relatório para o seu chefe e solicitar 5 dias para realiza-lo, provavelmente, você levará 3 dos 5 dias para construir o relatório e os outros 2 dias serão gastos com revisões, pequenas melhorias, perfumaria, …
            Para elucidarmos melhor a questão do corrente critica, vamos esclarecer o conceito de caminho critico do projeto. O caminho critico de um projeto leva em consideração as relações de termino-inicio entre as tarefas do projeto como, por exemplo, a tarefa de desenvolver um software só pode ser efetuada depois de levantados os requisitos do cliente.
            Ocorre que o caminho critico leva em consideração apenas as dependências entre as tarefas, mas não leva em consideração a dependência de recursos. Exemplificando, se você tem um projeto com 10 tarefas com 2 dias para cada tarefa, você poderá faze-lo em 10 ou menos dias caso seja possivel realizar tarefas em paralelo se você tiver mais de uma pessoa para realiza-las, mas se você tiver apenas uma pessoa, você levará 20 dias, pois todos as tarefas estarão na corrente critica.
            Se juntarmos esse conceito do corrente critica e o conceito da lei de Parkinson, poderiamos criar um pulmão do projeto, ou seja, todas as gorduras de cada tarefa, como na tarefa citada acima do relatório, seriam jogadas para o final do projeto. Esse método serviria para você medir como está o andamento do projeto. Por exemplo, se você está utilizando 50% do pulmão do projeto e está apenas nos 20% iniciais do projeto, significa que o seu projeto precisa ser revisto, pois você está consumindo mais do pulmão do que estava o aceitável que seria de no máximo 20%.

            A terceira palestra que assisti foi sobre o projeto de gerenciamento integrado do processo de negócio da TIM. O objetivo do projeto era tornar as ações da empresa mais alinhadas e sincronizadas entre os setores da empresa. O palestrante inclusive indicou um livro sobre o assunto chamado “Sincronismo Organizacional”.
           As figuras abaixo apresenta o esquema utilizado na busca desse alinhamento :

 

                   Para implementar esse alinhamento e a busca da melhoria contínua, existe um processo contínuo que se inicia com o entendimento dos processos atuais e identificação dos produtos e melhorias a serem realizadas, passando pelo redesenho dos processos e avaliação do impacto e planejamento da implementação, finalizando com a apuração dos resultados e revisão dos mesmos para estabelecimento de novos planos de ação de melhoria.

                   Para que seja possível a implementação desse processo de alinhamento foram necessárias inicialmente 3 ações : implementar cultura gerencial, estabelecer formas de trabalho (metodologias) e utilização de ferramentas gerenciais.

                   A primeira ação voltada para a cultura gerencial envolveu oferecer aos gestores uma melhor visão sistêmica da gestão como conhecer o processo de formulação estratégica, o ciclo PDCA, BSC e análise e solução de problemas.

                  A segunda ação envolveu implementar a gestão por processos com uso sistemático do ciclo PDCA, acompanhamento de resultados utilizando KPis, elaboração de planos de melhoria e padronização das rotinas de trabalho.

                  A ferramentas de gestão utilizadas são o BSC(Balanced Scorecard), Gerenciamento da rotina de trabalho (5S), gerenciamento por diretrizes e painel de indicadores.

                  Todas essas ações foram incluidas dentro de uma estratégia de implantação que envolveu plano de comunicação das mudanças, plano de motivação e reconhecimento, plano de treinamento, comitês de resolução dos problemas, ferramentas de gestão e mapeamento dos processos.

 

                   A última palestra que assisti foi sobre gestão de riscos nas empresas feita por dois colaboradores da empresa Módulo. Os palestrantes abriram a apresentação equalizando de forma simples o conceito de risco como sendo “o efeito da incerteza nos objetivos do projeto”.

                  Então apresentaram algumas normas que vem sendo estabelecidas na área de gestão de riscos e que servem de referência para quem deseja implantar em suas empresas. O destaque vai para a norma ISO 31000 e o Handbook para gestão de riscos positivos.

                  Outro conceito interessante foi o ciclo da gestão de riscos apresentado na figura abaixo :

 

                 Pessoal, é isso aí. Com esse post, encerramos esse ciclo sobre o congresso de gestão de projetos do PMI-RJ. Como vocês podem perceber, os temas mais abordados foram as competências não-técnicas (soft skills), estabelecimento de processo de gestão de portfólio com uso de escritório de projetos e governança corporativa. Espero que esses posts tenha contribuido para que vocês se interessem cada vez mais pela disciplina de gestão de projetos e participem dos próximos congressos organizados pelos capitulos do PMI no Brasil.

 

Um abraço.

Leia também os outros posts relacionados ao congresso :

Clique aqui para ler a primeira parte do resumo;

Clique aqui para ler a segunda parte do resumo;

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

 
%d blogueiros gostam disto: