Blog do Marcelão

Blog para debate sobre excelência na gestão.

Ciclo de Vida dos projetos – Parte II

Posted by marcelao em março 25, 2008


Pessoal,

               continuando os posts sobre o ciclo de vida dos projetos, vamos abordar as demais fases que são execução, controle e encerramento.

               Como vimos anteriormente, a fase de planejamento é onde estabelecemos quais as atividades que serão realizadas para se atingir os objetivos do projeto. Todas as definições estabelecidas na fase de planejamento servirão de insumo para condução da fase de execução. É na fase de execução que o planejamento é colocado em prática. Nessa fase, a maior preocupação do lider de projeto é com a integração das ações e com a formação da equipe do projeto. É quando ele exerce a principal habilidade de um lider de projeto que é a comunicação. Comunicação para resolução rápida dos problemas que forem surgindo ao longo do projeto e para manter a equipe alinhada com os objetivos do projeto.

               A equipe do projeto passa por diversas fases durante o projeto que envolvem questões relativas a motivação e a produtividade. No inicio a motivação da equipe pode ser alta devido ao desafio de trabalhar com algo novo, mas sua produtividade é baixa porque os objetivos ainda não estão claros, principalmente, porque muito pouco do produto a ser entregue foi desenvolvido diminuindo a confiança na realização do projeto. O lider nessa fase deve trabalhar com muita orientação e relembrando a todo momento o objetivo do projeto.

                Passada a primeira fase, vem a fase da insatisfação onde a motivação pode baixar, mas a produtividade começa a aumentar porque já foram desenvolvidas algumas etapas do projeto e ele começa a ter uma “cara”. Nessa fase é importante a habilidade de coaching do lider em manter a equipe motivada mostrando os progressos obtidos e que a equipe está no caminho certo. Depois vem a fase de resolução em que a motivação começa a crescer devido ao aumento da confiança da equipe no sucesso do projeto e as peças do projeto começam a se encaixar. Nesse momento o lider deve oferecer apoio e começar a “soltar” a equipe começando a dar maior autonomia a equipe para tomada de decisão.

                Finalmente, vem a fase onde a confiança da equipe e a produtividade estão em alta permitindo ao lider delegar as tarefas e decisões para a equipe. O cuidado que o lider deve ter nessa fase é com excesso de confiança o que pode levar a um certo relaxamento da equipe.

                Após apresentarmos a fase de execução, vamos abordar agora a fase que considero a mais importante que é a fase de controle. As pessoas, geralmente, possuem uma certa aversão a palavra “controle”, mas é bom esclarecer que a fase de controle não tem a ver com “Cobrança” e sim com monitoramento. A fase de controle é importante para o lider de projeto pois permite a ele identificar desvios que porventura podem estar ocorrendo em relação ao projeto que, quanto antes forem identificados, aumentarão a chance de sucesso do projeto.

                 Para efeito didático, vamos fazer uma analogia com uma viagem de carro durante as férias. Quando a viagem é longa, as pessoas planejam a viagem estabelecendo quando querem chegar no local de destino para aproveitarem o máximo possível da estadia, as paradas para abastecer o carro, onde parar para almoçar, o tempo de cada parada, … A fase de controle serve para acompanhar esse plano.

                Digamos, por exemplo, que seja uma viagem de Brasilia para Juiz de Fora (MG) cuja distância a ser percorrida é em torno de 900KM. Você estabelece que deseja fazer a viagem em 11 horas com parada de 1 hora na cidade de Três Marias(mais ou menos metade do percurso) após 6 horas de viagem para abastecer e parar para um lanche ou almoço. Esse é o seu plano.

                 Você inicia a viagem e chega em Três Marias após 7 horas de viagem, ou seja, de acordo com o seu cronograma você está atrasado. Esse é um momento que exigirá do lider uma revisão do projeto que pode ser prorrogar a duração do projeto de 11 horas para 12 horas, porque ele não deseja colocar a segurança da sua família em risco, ou ele pode tomar a decisão de reduzir o tempo de parada para 30 minutos e recuperar os 30 minutos restantes na parte final do percurso. Também pode manter a decisão de destinar 1 hora para a parada para o lanche e abastecimento e recuperar o tempo em atraso no restante do percurso.

                  Esse é um dos aspectos, mas o lider também pode se valer de uma outra ferramenta muito útil nesse momento que é a avaliação de desempenho do projeto e da situação do projeto. No caso citado, o lider pode avaliar que o trecho inicial percorrido era o de maior dificuldade devido ao transito intenso de caminhões e as condições da estrada, mas que o trecho adiante essas condições não se repetirão, ou seja, a parte mais dificil do projeto já foi realizada e a parte restante trará menores dificuldades.

                   Toda essa avaliação e esse suporte a decisão só foi possível de ser realizado porque havia um planejamento elaborado anteriormente. Sem o planejamento, o lider não teria condições de tomar as decisões que tomou porque faltaria informações para suportar a decisão. Repare que a avaliação levou a uma revisão do plano do projeto, o que é comum em qualquer projeto. Aliás, se o seu projeto não tiver mudanças é porque você não possui controle total do projeto. Como diria um amigo meu, Marcio Mota, “Todo otimista é um mal informado.”

                      Essa dinâmica do ciclo que envolve o planejamento, a execução e o controle você pode visualizar com mais clareza no slide abaixo.

                       Para terminar, temos a fase de encerramento do projeto que envolve duas etapas :

                       – Encerramento administrativo : Envolve o fechamento da solicitação que originou o projeto com a verificação do cumprimento dos objetivos do projeto e o encerramento de questões que envolvem orçamento, desalocação da equipe do projeto, passagem do produto gerado para as equipes de produção.

                       – Avaliação do projeto : envolve realizar uma avaliação de forma a identificar quais foram as lições aprendidas do projeto, quais as melhores práticas utilizadas. Essa fase é muito importante para o aprendizado organizacional da empresa pois envolve a disseminação dessas licões aprendidas e melhores práticas para todos os projetos futuros e em andamento na empresa de forma a evitar repetir os mesmos erros. Nesse caso, o erro é utilizado como instrumento pedagógico.

                      É importante ressaltar que essa avaliação de lições aprendidas e melhores práticas ocorre ao longo do projeto, principalmente, nos pontos de controle do projeto onde são realizadas as avaliações de desempenho do projeto. Na verdade, essas fases do ciclo de vida do projeto ocorrem de maneira iterativa conforme vocês podem verificar no slide abaixo.

                       Como vocês podem constatar no slide acima, gerenciar projetos envolve planejamento e monitoramento sistemático ao longo de todo o projeto. O lider de projeto deve estar atento a qualquer tipo de mudança ou sinal de problema que pode colocar em risco o atingimento dos objetivos do projeto desempenhando a funça de integrador e utilizando de muita comunicação para aumentar a chance de sucesso do projeto.

                       No próximo post sobre gestão de projetos escreverei sobre a importância dos pontos de controle durante o projeto.

                       Até lá.

Um abraço.

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3 Respostas to “Ciclo de Vida dos projetos – Parte II”

  1. […] em Empreendedorismo, Inovação e…Empreendedorismo, In… em O que é Gestão de Projetos?…Ciclo de Vida dos pr… em Ciclo de vida dos projetos – P…Definição de indic… em Reuniões ProdutivasFrase […]

  2. […]                        É sempre bom lembrar que nenhum planejamento é perfeito e que o importante é estar sempre monitorando o ambiente e fazendo os ajustes, afinal de contas, ninguém tem bola de cristal para saber tudo o que vai acontecer durante todo o projeto. Esse fase que detalhamos acima é onde há um maior esforço para o planejamento, mas não é o esforço definitivo de planejamento. O gerente do projeto deve estar planejando constantemente o projeto como veremos no próximo post sobre o assunto. […]

  3. Olá amigo,

    o que você chamou de fase de planejamento, acredito ser o processo de planejamento, que é o primeiro processo existente em todas as fases do projeto.

    No mais é um Ótimo post,parabéns.

    Daniel

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