Importância do Feedback para as pessoas

 

Pessoal,

                  existe um livro que tem o título “Preciso saber como estou indo” que traduz uma necessidade das pessoas em saber como estão desempenhando suas funções. Estamos falando de uma ferramenta importantíssima para qualquer gestor que é o feedback. O feedback, em resumo, faz exatamente o que diz o título do livro citado acima, mas como funciona e como utilizar essa ferramenta?

                   Muitos gestores cometem o erro de apenas oferecer feedback ao final de um período que pode ser de seis meses ou de um ano e, geralmente, só o fazem porque são obrigados. Mas, se utilizada dessa maneira, o feedback não possui quase nenhuma efetividade. Feedback deve ser algo constante. A pergunta é : Como funciona o processo de Feedback?

                    O feedback funciona como um sistema cíclico, um processo que se realimenta como um ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) e o inicio se dá quando definimos quais as competências que esperamos que nossos colaboradores apresentem e desenvolvem na sua carreira e sempre usando o planejamento estratégico da empresa como insumo principal. Inicialmente, deve-se estabelecer as competências (conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes) que a equipe deve desenvolver, competências como trabalho em equipe, troca de informações, … Esse é um processo que deve contar com a colaboração de toda a equipe a fim de identificar quais os valores que são comuns a todos. Além disso, é preciso ter em mente que cada pessoa possui suas características que a diferenciam das demais e algumas competências devem ser específicas para cada pessoa e sempre com a participação da pessoa objeto da avaliação de desempenho.

                    Definidas as competências, passamos a fase seguinte que é a definição de metas da equipe e de cada individuo. Em qualquer processo de definição de metas existem 4 coisas importantes : a meta quantificada, investimento, o tempo para alcançar e o processo de coaching. Para definir a meta quantificada é sempre importante buscar qual o benchmarking que se deseja alcançar podendo ser um benchmarking externo ou interno. Para efeito de exemplo vamos utilizar uma meta relacionada ao atraso nos prazos do projeto. O mercado pode apresentar que a média de atraso nos prazos do projeto é de 25%. Identificado o benchmarking (25%), procura-se identificar como está esse indicador na sua equipe que pode ser de 80%. Identificado o benchmarking e como você está em relação a esse benchmarking, o próximo passo é definir o tempo em que se deseja alcançar esse benchmarking.

 

                     Fazer com que seu indicador de 80% caia para 25% exigirá tempo, até porque existem projetos que estão em andamento e sobre os quais qualquer mudança de processo terá pouca chance de trazer efeito, o alvo serão os novos projetos. Mesmo assim, alcançar a meta exigirá tempo e será preciso estabelecer metas parciais. No exemplo que estamos utilizando podemos definir que queremos alcançar a meta de 25% em cinco anos. Para alcançar essa meta podemos definir metas parciais para cada ano que terão que ser mais ousadas nos primeiros anos porque você irá atacar os maiores problemas. No caso poderíamos estabelecer para o primeiro ano que a meta seria sair de 80% para 60%, no segundo ano de 60% para 45%, no terceiro ano de 45% para 35%, no quarto ano de 35% para 30% e no quinto ano de 30% para 25%.  É importante que ao longo de cada período seja feita um acompanhamento com indicadores de tendência.

                     É claro que só isso não adianta, senão estaríamos tentando atingir metas por decreto. É preciso investir porque não podemos exigir mais com os mesmos recursos e com o mesmo nível de conhecimento que temos hoje. O nível de investimento teve ser compatível com a meta a ser alcançada. Quanto mais ousada a meta, maior deve ser o investimento. Investimento esse que pode ser em aquisição de novos equipamentos, contratação de mais pessoas ou aumento nos investimentos de treinamento. Se você deseja um alcançar um nível maior de desempenho, faça investimentos.

                     Para completar, vem o papel dos gestores atuando como coaches (treinadores) orientando, aconselhando, mostrando os caminhos. Atuando no processo fundamental de aprendizado coletivo (o “ACT” do PDCA) estimulando a troca de idéias, a comunicação entre setores interdependentes, o bom relacionamento interpessoal entre os colaboradores.

                      Já dizia Jack Welch “Não é aceitável que após um período de vacas gordas, quando vem um período de vacas magras, você se dirigir a uma pessoa e diz que ela vai ter que ser mandada embora, porque ela não tem uma boa performance, sem nunca ter informado a ela sobre isso durante os últimos 20 anos”

Um abraço.